Leve de kantoortuin!

Het zijn tegenwoordig veel gehoorde statements: “De open kantoortuin heeft zijn langste tijd gehad.” En: “Als ik geconcentreerd moet werken, dan ga ik thuis werken.” Of nu, in coronatijd: “Thuiswerken wordt de toekomst.”

Als turn-key inrichter van kantoorruimtes en eigenaar van Pelser Groep, denk ik daar anders over. Vanuit mijn eigen ervaring kan ik volmondig beamen dat er zaken fout gaan in veel open kantoortuinen. Maar tegelijkertijd denk ik dat we het kind niet met het badwater weg moeten gooien. En dat we, als mensen die behoefte hebben aan sociale contacten, de open kantoortuin helemaal niet kunnen missen. Ontmoeting is een voorwaarde voor het creëren van een ‘company gevoel’ en het is nodig om de kracht van het team te kunnen benutten: het geheel is in mijn visie dan ook meer dan de som van de thuiswerkende delen!

Maar wat gaat er dan precies mis met de open kantoortuin? Wat zijn de oorzaken van de onvrede en belangrijker nog: hoe kunnen we ervoor zorgen dat medewerkers wél tevreden zijn over hun werkomgeving? Om te beginnen met de oorzaken van de onvrede: die vinden we vaak op het gebied van klimaat en akoestiek. Er is te veel geluid, het is te druk, te warm of te koud. Wanneer de akoestiek en het klimaat niet op orde zijn, is het voor gebruikers niet aantrekkelijk om regelmatig naar het ‘clubhuis’ te komen. Een goede akoestiek en een prettig klimaat vormen dan ook voor ieder kantoor, open of niet, de ‘basishygiëne’.

‘Activity based’ inrichten

Het creëren van een akoestisch en thermisch prettige werkomgeving, begint met ‘activity based’ inrichten. Wat is of zijn de belangrijkste activiteit(en) die in een ruimte plaats dient (dienen) te vinden? Hierbij maken we onderscheid tussen gebieden of ruimtes waar één enkele activiteit moet worden gefaciliteerd en gebieden of ruimtes waar meerdere activiteiten tegelijk plaatsvinden. De eerste categorie, ruimtes die afgestemd dienen te worden op één enkele activiteit, vormt wat betreft inrichting en akoestiek geen probleem. We kunnen een gebied bijvoorbeeld een permanente bestemming geven en hier bij de inrichting de volledige focus op leggen (bijvoorbeeld op de administratie). En wanneer deze activiteit leidt tot geluidsoverlast, dan zijn daar goede oplossingen voor, zoals cabines, belcellen, vergaderruimtes, éénpersoons-werkplekken en meer.

Veel lastiger is het inrichten van gebieden waar meerdere activiteiten tegelijk moeten kunnen plaatsvinden, zonder dat de collega’s geluidsoverlast van elkaar ondervinden. Geluidsoverlast leidt immers tot concentratieverlies (een fenomeen waar trouwens ook thuiswerkers last van kunnen hebben). Het werken in projectgroepen bijvoorbeeld vraagt om het faciliteren van bellen, informeel overleg, presentatie en discussie (scrummen), standaard bureauwerk, geconcentreerd werken enzovoorts. Om een ruimte akoestisch geschikt te maken voor deze veelvoud aan werkactiviteiten, moet de inrichter beschikken over kennis van akoestiek én moet hij of zij in staat zijn om deze kennis te vertalen naar een passend interieurconcept waarin de akoestiek is geïntegreerd.

Gebrek aan flexibiliteit
Volgend uit het bovenstaande, kunnen we concluderen dat één van de oorzaken van het niet functioneren van open kantoortuinen ligt in het gebrek aan flexibiliteit in het interieurconcept. Het interieur leent zich niet om mee te bewegen met verschillende eisen en behoeften van de gebruikers. Niet alleen in de dagelijkse realiteit, maar ook in veranderingen op de langere termijn.

In veel organisaties spelen continu veranderingen op het gebied van werkprocessen, type werkactiviteiten, samenstelling en omvang van het personeelsbestand, werkcultuur enzovoorts. Vroeger richtten we eens in de 10 à 15 jaar een pand in. Nu wordt het pand continu (her)ingericht.
Veel interieurconcepten zijn echter veel te statisch van opzet om deze veranderingen in de organisatie en de werkprocessen te kunnen volgen; laat staan dat de akoestische voorzieningen kunnen meebewegen!

Een mooi voorbeeld van onverwachte omstandigheden, waardoor het interieur van een bedrijf mee moet bewegen met de veranderde vraag, is het coronavirus. Door de eis van 1,5 meter afstand dient het interieurconcept flexibel genoeg te zijn. Op die manier kan de kantoortuin het veilig en goed uitvoeren van het werk blijven faciliteren. Maar hoe bouw je nu een optimale flexibiliteit in? Bij Pelser doen we dat bijvoorbeeld door gebruik van veel losse, makkelijk verplaatsbare interieur-elementen. Bouwstenen die je kunt hergebruiken, en waarin de akoestiek is geïntegreerd. Deze kunnen over een lange periode worden ingezet, steeds weer in andere combinaties en op andere plaatsen.

Bestaat de ideale kantoortuin?
Bij het ontwerpen en ontwikkelen van een goed functionerende open kantoortuin, is het dus van belang om enerzijds een goede akoestiek en prettig klimaat te creëren en anderzijds flexibiliteit in te passen. Hebben we daarmee de ideale open kantoortuin gecreëerd? En bestaat die überhaupt wel? Nee, dé ideale open kantoortuin bestaat niet. Net zoals ook de ideale mens, de ideale organisatie, het ideale interieurconcept én de ideale thuiswerksituatie niet bestaan. Door de jaren heen heb ik geleerd dat het maken van een interieurconcept een zeer intensief en complex proces is. Wél kunnen we hierin een aantal belangrijke aandachtspunten aangeven, zodat de kantoortuin optimaal zijn werk kan doen: de behoefte aan ontmoeting, dynamiek en beleving stimuleren… datgene waar je hart sneller van gaat kloppen!

Naast de focus op akoestiek, klimaat en flexibiliteit, is er nog een aspect van belang bij het ontwerpen van een goed interieurconcept voor een open kantoortuin: de inbreng van de werknemers. De inventarisatiefase van een inrichtingstraject wordt vaak veel te vluchtig doorlopen: we willen snel mooie plaatjes en prijzen zien. Maar de menselijke component dient vooraf ook in kaart te worden gebracht. Daaronder vallen onder andere de cultuur van de organisatie, de doelgroep voor wie de inrichting ontworpen wordt en de langetermijnvisie van het management op de markt en de organisatie. De inbreng van de eigen medewerkers is hierbij van grote waarde.

In deze tijd blijkt heel nadrukkelijk dat het contact met collega’s en de onderlinge dynamiek op het werk zaken zijn die we niet kunnen en willen missen. De mens is een sociaal dier! Het creëren van een succesvolle kantoortuin is dan ook een vak, waarbij de liefde voor de mens met al zijn diverse werkvormen centraal moet staan. Op die manier krijgt het ‘clubhuis’ een ziel! Dat kan alleen gebeuren door een partij met verstand van zeer diverse zaken, waarbij iemand met een helikopterview de spin in het web moet zijn. Door slim, flexibel en gespecialiseerd te ontwerpen, kan een succesvol concept ontstaan. Zodat we samen weer kunnen zeggen: leve de kantoortuin!